„Wesentliche Positionen des BDI zum Preisrecht"
Auf die Verordnung zum Preisrecht für öffentliche Aufträge kann nicht verzichtet werden. Zu diesem Ergebnis kommt der BDI nach einer gründlichen, industrieweiten Umfrage bei seinen Mitgliedern. Allerdings hält er auch einige Anpassungen des Regelwerks für ratsam.

Im Zuge der Diskussion über Vorschriften des Preisrechts bei öffentlichen Aufträgen hat der BDI am 24.01.2014 nach gründlichen, industrieweiten Abstimmungen eine ausführliche Stellungnahme zum Preisrecht vorgelegt.

Der BDI hält das Preisrecht in Gestalt der VO PR 30/53 und der Leitsätze für die Preisermittlung aufgrund von Selbstkosten (LSP) im Sinne einer fachkundigen und unabhängigen Prüfung der Angemessenheit der Preise bei öffentlichen Aufträgen sowohl im Interesse der öffentlichen Auftraggeber als auch der anbietenden Wirtschaft weiterhin für unverzichtbar. In vielen Bereichen der öffentlichen Beschaffung kommt dem Preisrecht nach wie vor die wichtige Aufgabe zu, marktwirtschaftliche Grundsätze auf dem Gebiet des öffentlichen Auftragswesens durchzusetzen.
Im Zuge der Diskussion über Vorschriften des Preisrechts bei öffentlichen Aufträgen hat der BDI am 24.01.2014 nach gründlichen, industrieweiten Abstimmungen eine ausführliche Stellungnahme zum Preisrecht vorgelegt.

Empfohlene Anpassungen:

Klarere Definition und Detaillierung der Prüfungsanforderungen zwecks Vermeidung unterschiedlicher Interpretationen des Preisrechts (ähnlich dem Prüfungskatalog der Wirtschaftsprüfer, ggf. unter Aktualisierung der preisrechtlichen Durchführungsbestimmungen in Abstimmung mit der Industrie)
Überprüfung/Anpassung einzelner Regelungen vor dem Hintergrund von Veränderungen wie dem Wandel der Märkte und Angebotsgestaltungen, der Globalisierung der Aufträge und der zu beobachtenden Reduzierung der Mitarbeiter der Preisbehörden, und zwar unter folgenden Aspekten:
Klarstellungen zur Stärkung der Kalkulations- und Rechtssicherheit, insbesondere im Bereich der Preisbildung und Preisprüfung
Maßnahmen zur Senkung des Aufwands bei der Preisbildung und Preisprüfung wie z.B. Einführung von Fristen für die Preisprüfung
sachgerechte Anwendung bzw. Optimierung der VO PR 30/53 inkl. der LSP: nachdrückliches Votum für die weitere Beibehaltung der hoheitlichen Preisprüfung, allerdings verbunden mit Optimierungen wie verbesserte Rechtsaufsicht durch eine übergeordnete Institution und Einführung von Schwellenwerten für die Durchführung der Preisprüfung
spezielle Aspekte zum „allgemeinen Unternehmerwagnis“
internationale Aspekte
Im Zusammenhang mit der Beurteilung des Preisrechts ist aus Industriesicht ferner wesentlich, dass zwecks ausgeglichener Risikoverteilung eine ausgewogene Vertragsgestaltung zwingend sein sollte. Schließlich sollten zur Erreichung auskömmlicher Verträge auch Gewinnvereinbarungen die einzelvertraglichen Risiken der Leistungserstellung entsprechend würdigen und nicht pauschal gedeckelt werden.“

Siehe:
https://bdi.eu/media/themenfelder/wettbewerb/downloads/2014-01-14_BDI-Stellungnahme_Preisrecht.pdf 

Herr Dr. Greiffenhagen (†) (zuletzt Herausgeber des zweiten Standardwerks zum Preisrecht „Michaelis/Rhösa: Preisbildung bei öffentlichen Aufträgen”) hat seine Programmatischen Überlegungen zu einer möglichen Reform der Preisverordnung für öffentliche Aufträge beim Bundesverband der Preisprüfer und Wirtschaftssachverständigen (BVdPW) veröffentlicht.

Nachfolgend die Leitsätze aus diesen Programmatischen Überlegungen:

• Die Preisverordnung ist notwendig. Sie dient dem Ziel der Aufrechterhaltung des Preisstandes gleich Stabilität des Preisniveaus. Dieses Ziel ist durch das Bundesverfassungsgericht sanktioniert worden sowie im Grundgesetz und im Europarecht festgeschrieben.
• Zur Aufrechterhaltung des Preisstandes bedarf es der Preisprüfer. Diese müssen als Neutrale tätig, in gehöriger Anzahl vorhanden, in ihren Befugnissen nicht eingeschränkt und von Weisungen unabhängig organisiert sein.
• Die Rechtsgrundlage für eine Änderungsverordnung ist vorhanden.
• Eine Erstreckung der VO PR Nr. 30/53 auf nicht-erwerbswirtschaftlich tätige Unternehmen des Privatrechts als Auftraggeber ist möglich.
• Eine Erstreckung der VO PR Nr. 30/53 auf wesentliche mittelbare Leistungen ist möglich.
• Eine Erstreckung der VO PR Nr. 30/53 auf internationale Auftraggeber ist grundsätzlich möglich.
• Die Schaffung eines „Wettbewerbspreises” ist überflüssig. Ein solcher Preistyp ist durch § 4 VO abgedeckt.
• Für freiberufliche Tätigkeiten sollte ein „Festpreis” geschaffen werden.
• Einzelheiten für Dienstleistungen und für kleine und mittlere Unternehmen bedürfen keiner Änderung der LSP, sondern können in Verwaltungsvorschriften geregelt werden. Diese müssen von Ländern und Gemeinden übernommen werden.
• Das Problem der Pensionsrückstellungen bedarf keiner Änderung im LSP-Bereich.

Das BDEW hat seine Mitgliedsunternehmen zum Presirechts-Gutachten der Herren Prof. Dörr und Prof. Hoffjan befragt und die Ergebnisse in einer Stellungnahme festgehalten. Die Meinungen des BDEW lauten u.a. wie folgt:

• Die VO PR 30/53 ist ein bewährtes Rechtsinstrument und sollte daher fortbestehen. Andere Rechtsregime sind nicht imstande, die Funktionen des Preisrechts mit abzudecken bzw. zu kompensieren.
• Die Ziele „Marktpreisvorrang“ sowie „Preisstandswahrung“ werden vom BDEW positiv beurteilt. Es sollte klargestellt werden, dass der in einem Ausschreibungsverfahren nach dem Vergaberecht erzielte Preis die Vermutung für sich hat, ein Marktpreis zu sein. Diese Vermutung sollte jedenfalls dann eingreifen, wenn der Preis im konkreten Vergabeverfahren mit mehr als 50% bei der Bewertung der eingehenden Angebote berücksichtigt wird.
• § 31 Abs. 4 Nr. 3 GWB stellt seit der letzten Gesetzesnovelle bei der Beurteilung von Wasserpreisen (auch) auf die Kosten ab, die bei rationeller Betriebsführung anfallen. Hier könnte sich das öffentliche Preisrecht anbieten als eine Methode der Selbstkostenkalkulation, bei deren Einhaltung von einer rationellen Betriebsführung ausgegangen werden kann, ähnlich wie die Verwaltungsgerichte auch im Kommunalabgabenrecht die Erforderlichkeit der Kosten grundsätzlich annehmen, wenn sie als Selbstkosten nach der Preisverordnung anzuerkennen sind.
• Die Entwicklung von etwaigen Prüfungsstandards oder auch die Einführung von Bagatellgrenzen werden – gerade für die Wasserwirtschaft – als weniger relevante Punkte erachtet.

Gibt es womöglich ein neues Preisrecht?

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) äußert sich zum Gutachten von Prof. Dörr und Prof. Hoffjan wie folgt:
„Die Gutachter zeigen Defizite bei der Rechtsklarheit sowie der praktischen Anwendung und Beachtung der PreisVO auf und geben Hinweise zu möglichem Änderungs- bzw. Anpassungsbedarf. Außerdem verweist das Gutachten auf die Referenzfunktion des Preisrechtes vor allem im europäischen Beihilferecht, dem kommunalen Abgaberecht (Gebührenberechnung bei Inanspruchnahme von Fremdleistungen) sowie im Zuwendungsbereich (Gewährung von Zuwendungen auf Kostenbasis).
Gleichwohl stellen die Gutachter klar, dass die PreisVO rechtlich nicht zwingend fortbestehen muss, sondern im Rahmen der politischen Willensbildung auch zur Disposition gestellt werden könnte.”

Derzeit erfolgt ein vom BMWi gesteuerter Abstimmungsprozess zu etwaigen Modernisierungen der VO PR 30/53, welcher etwa Anfang 2017 beendet sein soll. Gespräche wurden/werden geführt mit:

• anderen Bundesministerien (BMVg, BMF, BMBF, BMI)
• Landeswirtschaftsministerien
• der Preisprüferschaft
• Bundesverband der Preisprüfer und Wirtschaftssachverständigen e.V. (BVdPW)
• Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. (BDI)
• kommunalen Verbänden

1.   Immer mit einer Preisprüfung rechnen

Sie glauben, dass sie sich im Markt gegen die Wettbewerber durchgesetzt haben. Eine Preisprüfung sehen sie als hinfällig an. Falsch gedacht! Jede Art von Preisvereinbarung mit dem öffentlichen Auftraggeber kann Gegenstand einer Preisprüfung sein. Auch wenn Sie sich im Wettbewerb fühlten, muss sich kein Wettbewerb konstituiert haben. Womöglich waren sie bei der öffentlichen Ausschreibung nur der einzige Bieter, nicht ungewöhnlich wenn es um Folgeaufträge bei sehr spezialisierten Dienstleistungen wie in der IT geht. Die Angebotspreise stellen den maximal erzielbaren Preis für die Leistungserstellung unabhängig vom Prüfergebnis dar, somit gibt es im Falle einer Preisprüfung für den öffentlichen Auftragnehmer kaum etwas zu gewinnen - außer vielleicht Erfahrungen für die zukünftige Kalkulation von Selbstkostenpreisen. Umgekehrt kann der Auftraggeber finanziell nur profitieren, ohne dass bei ihm direkt Kosten für die Durchführung der Preisprüfung anfallen. Er hat somit ein Interesse an einer Preisprüfung. Gerade wenn im Vertrag explizit auf das Preisrecht hingewiesen wird, sollten Sie mit einer Prüfung rechnen.

2.   Alles sauber dokumentieren

Das A und O des Preisrechts für den Auftragnehmer ist eine transparente und vollständige Dokumentation der Vorgänge. Bei Preisen für marktgängige Leistungen sind die vom Unternehmen mit anderen Aufträgen realisierten Umsätze zu dokumentieren. Bei Selbstkostenpreisen sind die angefallenen Kosten nachzuweisen, denn nur dokumentierte Kosten sind umsatzrelevant. Wegen der Unsicherheit bezüglich des Preistyps bis zur endgültigen Feststellung durch die Preisüberwachungsstelle empfiehlt sich eine Dokumentation sämtlicher im Unternehmen anfallender Umsätze und Kosten. Dementsprechend sind für das unternehmensinterne Datenmanagement die Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Die Projektleitung sollte die Dokumentation von Angebot, Bestellungen, Ausgangsrechnungen sowie insbesondere Leistungsnachweisen verantworten. Das Rechnungswesen sollte mindestens die Preisliste des Unternehmens pflegen wie auch die Mitarbeiterliste mit den jeweiligen Preisklassen fortlaufend aktualisieren. Der dabei entstehende Dokumentationsaufwand hängt vom Preistyp, der Art des Auftrags und dessen Länge ab.  

3.   Preistypstrategie entwickeln

Der öffentliche Auftragnehmer braucht ein gutes Verständnis der Preistypen. Auf der Preistreppe bestehend aus Markt-, Selbstkostenfest-, Selbstkostenricht- und Selbstkostenerstattungspreisen sollte er die höheren Stufen anstreben. Bei Marktpreisen entfällt die Kostenprüfung und mit dem öffentlichen Auftrag kann eine marktübliche Marge verdient werden. Idealerweise wird man bei marktgängigen Leistungen für den gesamten Auftrag einen verkehrsüblichen Preis nachzuweisen versuchen. Dies fällt aber infolge der Individualität der Leistungen, gerade im IT-Bereich, zumeist sehr schwer. Umso wichtiger ist es also, dass man sich vor der Angebotsabgabe eine Strategie für die Festlegung der Preistypen überlegt. Wenn für das Gesamtpaket kein Marktpreis vorliegt, sollte man zumindest für wesentliche marktgängige Leistungsbestandteile Marktpreise belegen können. Im Kern hat man dann zwar auch einen Selbstkostenpreis, aber mit hybridem Charakter. Dabei wird man für möglichst viele Teilleistungen Marktpreise nachzuweisen versuchen. Bei nicht marktgängiger Leistung sollte der Dienstleister vorkalkulatorische Festpreise oder zumindest Festsätze für Teile der Kalkulation anstreben.

4.   Den preisrechtlichen „Marktpreis“-Begriff verstehen

Allgemein versteht man unter dem Marktpreis den Preis, der sich an einem Markt durch das Zusammentreffen von Angebot und Nachfrage bildet. Dies wäre der am Markt übliche Preis dritter Anbieter für eine Leistung. Dem Preisrecht liegt nicht dieses umgangssprachliche Verständnis des Begriffs Marktpreis zugrunde. Im preisrechtlichen Sinne ist der Marktpreis an die beiden Voraussetzungen Marktgängigkeit der Leistung und Verkehrsüblichkeit des Preises geknüpft. Außerhalb von vollkommenen Märkten entspricht der betriebssubjektive Marktpreis dem verkehrsüblichen Preis. Der betriebssubjektive Marktpreis ist der Preis, den derselbe Anbieter für gleiche marktgängige Leistungen wiederholt bei tatsächlich funktionierendem Wettbewerb auf dem Markt durchsetzen konnte. Der Dienstleister muss also nachzuweisen, dass der öffentliche Auftraggeber für  die gleiche Leistung nicht mehr bezahlt hat als seine anderen Kunden. Dafür muss der öffentliche Auftragnehmer seine Umsatzakte pflegen. Die mangelnde Vergleichbarkeit der Leistungsinhalte erschwert den Nachweis betriebssubjektiver Marktpreise. Häufig ist bei einzelnen Leistungsbestandteilen aus dem Gesamtauftrag, z.B. Stundensätzen für Programmierer, der Nachweis einfacher. Daher sind die komplexen Dienstleistungsbündel der IT so in ihre einzelnen Elemente zu zerlegen, wie sie typischerweise auch anderen Auftraggebern in Teilen angeboten werden. Eine genaue Abgrenzung der Leistungsinhalte in den Verträgen und die damit erhöhte Vergleichbarkeit erleichtert den Marktpreisnachweis. Für die Anerkennung der Umsatzakte durch die Preisüberwachungsstelle sind pro Preisklasse bzw. Dienstleistungskategorie möglichst drei Projekte jährlich vorzulegen.

5.   Unterauftragnehmer mitverpflichten

Das Preisrecht findet bei mittelbaren Leistungen zu öffentlichen Aufträgen nicht zwingend Anwendung. Es gilt bisher nur soweit der mittelbare Auftragnehmer von dem Verlangen des Auftraggebers das Preisrecht durchgängig anzuwenden Kenntnis erhalten hat oder nach Abschluss des Vertrages zustimmt. Die Bundeswehr verlangt aber im Anlagenblatt K den Durchgriff des Preisrechts auf die Unterauftragnehmer, wenn der Auftragswert einen Betrag von 50.000 € überschreitet. Wenn das öffentliche Preisrecht auf den Unterauftrag nicht angewandt werden kann, ist der Auftraggeber berechtigt, einen Betrag in Höhe von 10 % des Preises des Unterauftrages einzubehalten. Insofern sollte der IT-Dienstleister seine Unterauftragnehmer auf die Einhaltung des Preisrechts und die damit verbundenen Offenlegungspflichten im Fall der Preisprüfung verpflichten. Im Ergebnis geht dann die Rechnungskürzung bei Überschreitung des zulässigen Höchstpreises des Unterauftragnehmers auch zu Lasten des Lieferanten.  

6.   Mengengerüst festhalten

Bei Selbstkostenpreisen wird das Wert- und Mengengerüst geprüft. Gerade bei Entwicklungsaufträgen sind zwar im Vorfeld die Stundensätze als Marktpreise oder als feste Sätze überschaubar, die Mengen infolge der Offenheit der Aufgabenstellung häufig aber nur schwer zu überblicken. Daher ist es für alle Beteiligten wichtig, dass während der Auftragsdurchführung eine lückenlose Zeiterfassung für den Auftrag sichergestellt ist. Mittels Zeitaufschreibung sind die für den Auftrag konkret angefallenen Personalstunden der einzelnen Mitarbeiter zu dokumentieren. Für die präzise Ermittlung der Stundensätze empfiehlt es sich darüber hinaus Urlaub, Fortbildung und Krankheitstage detailliert zu erfassen. Diese Zeiten werden bei der Ermittlung der Basisbeschäftigung durchgängig berücksichtigt. Da für den Mitarbeiterstundensatz die ansetzbaren Personalkosten über die Basisbeschäftigung verteilt werden, erlangt diese Größe eine zentrale Bedeutung in der Auftragskalkulation. Wenn auch für die IT-Branche von eher nachrangiger Bedeutung, sind natürlich auch die anderen Mengen sauber zu erfassen. Dies betrifft Arbeitspläne, Stücklisten und den Plan-Ausschuss.

7.   Interne Kommunikationsabläufe klar regeln

Aufträge im Geltungsbereich des Preisrechts bedürfen einer Abstimmung zwischen verhandelnden, durchführenden und abrechnenden Mitarbeitern. Alle Beteiligten im Unternehmen - Vertrieb, Rechnungswesen, Geschäftsführung und Projektleitung - sind über die Relevanz des Preisrechts in Kenntnis zu setzen. Besonders wichtig ist die Kommunikation preisrechtlicher Anforderungen zwischen Vertrieb und kaufmännischer Abteilung. Es muss intern kommuniziert werden, dass geprüft werden kann und die VO PR 30/53 anzuwenden ist. Wenn das Bewusstsein um die preisrechtlichen Anforderungen geschärft ist, werden die jeweils Verantwortlichen die erforderlichen Dokumentationspflichten umsetzen. Dies wird umso eher funktionieren, wenn im Unternehmen ein grundlegendes Know-how zum Preisrecht aufgebaut werden konnte und die Zuständigkeiten für Datenmanagement sowie Dokumentation generell geklärt sind.

8.   Verursachungsgerechte Kostenrechnung aufbauen

Für manchen Mittelständler ist es unternehmerisch nicht zwingend erforderlich, aber für das Preisrecht ist es ein Muss: eine saubere Kalkulation im Sinne einer Kostenträgerstückrechnung. Selbstkostenpreise setzen eine transparente sowie auftragsspezifische und verursachungsgerechte Verrechnung der Einzel- sowie Gemeinkosten auf Vollkostenbasis voraus. Rein plankostenbasierte Kostenrechnungssysteme sind unzureichend. Die Leitsätze für die Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten (LSP) verlangen Ist-Werte. Unternehmen, die im großen Maße öffentliche Aufträge bearbeiten, richten ihr Rechnungswesen daher gleich gezielt auf die Erfordernisse der LSP aus. Die größten Unterschiede betreffen dabei den Ansatz kalkulatorischer Zinsen statt gezahlter Fremdkapitalzinsen, die Berechnung der Zuführung zu Pensionsrückstellungen unter Maßgabe des steuer- statt des handelsrechtlichen Ansatzes oder auch die Nichtanerkennung bestimmter bei öffentlichen Aufträge nicht zu erwartender Positionen, z.B. Forderungsausfallwagnis oder Vertreterprovisionen. Gravierender als die Nichtanerkennung einzelner Kostenarten ist häufig eine nicht verursachungsgerechte Gemeinkostenverteilung. Bei der Aufteilung der Kosten zwischen dem öffentlichen Auftrag und dem (privaten) Drittgeschäft geben die Bezugsgrößen zuweilen den Einfluss des öffentlichen Auftrags auf die Kostenentstehung nicht korrekt wieder. In der Preisprüfung wird jedoch gerade hierauf ein wesentliches Augenmerk gelegt, denn der öffentliche Auftraggeber möchte Benachteiligungen zu seinen Lasten vermeiden. Daher gilt es, die wesentlichen Kostentreiber zu identifizieren und die Gemeinkostenverteilung daran auszurichten.

9.   Vorsicht vor Preisobergrenzen

Der öffentliche Auftraggeber möchte gerne aus seinem berechtigten fiskalischen Interesse die Beschaffungskosten begrenzen. Daher hat er eine Präferenz für Selbstkostenfestpreise bzw. bei nicht überschaubarem Mengen- und Wertgerüst für Selbstkostenerstattungspreise mit Obergrenze. Umgekehrt impliziert letzterer Preistyp für den Auftragnehmer bei begrenzten Chancen doch erhebliche Risiken. Eine Überschreitung der Obergrenze geht voll zu seinen Lasten, während die Gewinnchancen auf den Gewinnzuschlag auf Basis der Selbstkosten begrenzt sind. Immerhin können unterhalb der Obergrenze grundsätzlich Mehrkosten bei einigen Positionen mit Kostenunterschreitungen an anderer Stelle verrechnet werden. Noch gefährlicher für den öffentlichen Auftragnehmer sind daher Positionshöchstbegrenzungen bei einem Auftrag, denn dann ist diese Querverrechnung kaum möglich. Insofern sollten aus Perspektive des öffentlichen Auftragnehmers Obergrenzen möglichst, Positionshöchstbegrenzungen auf jeden Fall abgelehnt werden. Besteht der öffentliche Auftraggeber jedoch auf eine Höchstbegrenzung, sollte darauf geachtet werden, dass optionale oder zusätzliche Leistungen von dieser Obergrenze ausgeschlossen werden.

10. Preisprüfungen vorbereiten

Preisprüfungen sind mit der gebotenen Sorgfalt vorzubereiten. Für sie gilt auch der allgemein bekannte Grundsatz: "Der erste Eindruck zählt“. Von einer sorgfältigen Dokumentation wird zwar nicht immer auf ein geordnetes Rechnungswesen und eine verursachungsgerechte Kostenzuordnung geschlossen, im umgekehrten Fall aber wird eine nachlässige Dokumentation sicher negativ auf die prüfungsseitige Wahrnehmung der Güte der Kostenrechnung ausstrahlen.     Daher wird empfohlen einen ausgiebigen Probelauf der Prüfung vorzunehmen. So können auch Schwächen in der Dokumentation rechtzeitig aufgedeckt und fehlende Nachweise noch beschafft werden. Auch den Prüfern ist an einer effektiven Vorbereitung gelegen, denn diese spart Zeit und entlastet die Preisprüfungsstellen. Die gründliche Planung ist auch deshalb so wichtig, weil es faktisch keine zweite Instanz gibt. In Konfliktfällen ist eine Mediation zwischen öffentlichem Auftragnehmer und der zur Neutralität verpflichteten Preisüberwachungsstelle nicht vorgesehen. Bei gravierenden Problemen im Rahmen des Prüfberichts kann man sich allenfalls nicht mit diesem einverstanden erklären. Da der Prüfbericht keinen Verwaltungsakt darstellt, kann der Auftragnehmer auch nicht gerichtlich gegen ihn vorgehen. Es bleibt nur die zivilrechtliche Auseinandersetzung mit dem Auftraggeber, wenn dieser wie gewöhnlich auf die Rückforderung der Überzahlung besteht.

I.   DOs

Bei den nachfolgenden DOs handelt es sich um Anregungen, die ein Auftragnehmer idealerweise befolgen sollte:

1.   Vollständige Dokumentation sicherstellen

Aus dem Preisrecht resultieren für den Auftragnehmer Anforderungen an eine ordnungsgemäße Dokumentation der Vorgänge. Die auf den Preistyp abgestimmten innerbetrieblichen Daten sollten bereits während der Vergabe und vor Beginn der Leistungserstellung erfolgen. Bei Preisen für marktgängige Leistungen sind die vom Unternehmen mit anderen Kunden realisierten Umsätze zum Nachweis des Marktpreises zu dokumentieren. Bei Selbstkostenpreisen sind die angefallenen Kosten nachzuweisen. Wegen der Unsicherheit bezüglich des Preistyps bis zur endgültigen Feststellung durch die Preisüberwachungsstelle empfiehlt sich eine Dokumentation sämtlicher im Unternehmen anfallender Umsätze und Kosten. Die Prüfungsvorbereitung beginnt damit, dass eine Vorkalkulation erstellt wird, die den Angebotspreis nachweist. Die Hinterlegung des Angebotspreises mit einer prüffähigen Auftragskalkulation ist essentiell. Die Dokumentation der Vorkalkulation umfasst insbesondere Nachweise über Mengen und Preise. Da möglicherweise im Rahmen einer Preisprüfung ein Selbstkostenerstattungspreis festgestellt wird, sollte neben den Planpreisen auch das Mengen- und Preisgerüst im Ist erfasst werden. Selbst informierte Auftragnehmer betreiben zuweilen einen hohen Aufwand, um sich gut auf die Dokumentationsanforderungen aller Preistypen vorzubereiten.

2.   Preisrechtliche Zuständigkeiten klären

Aufträge im Geltungsbereich des Preisrechts bedürfen einer Abstimmung zwischen den Mitarbeitern bzw. Abteilungen. Alle Beteiligten sind über die Relevanz des Preisrechts in Kenntnis zu setzen. Besonders wichtig ist die Kommunikation zwischen Vertrieb und kaufmännischer Abteilung. Es muss intern kommuniziert werden, dass geprüft werden kann und die VO PR 30/53 gilt. Dazu sind die Verantwortlichkeiten für das Datenmanagement klar zu definieren. Die Projektleitung sollte die Dokumentation von Angebot, Bestellungen, Ausgangsrechnungen sowie Leistungsnachweisen verantworten. Das Rechnungswesen sollte die Preisliste des Unternehmens pflegen, wie auch die Mitarbeiterliste mit den jeweiligen Personalkategorien fortlaufend aktualisieren. Das Datenmanagement soll gewährleisten, dass der Preisprüfer nur in abgestimmte Zahlen Einblick erhält. Dazu ist festzulegen, wer für die Herausgabe von Dokumenten an den Preisprüfer verantwortlich ist. Des Weiteren sollten die dem Preisprüfer vorgelegten Dokumente entsprechend nachgehalten werden.

3.   Belastbare Preistypstrategie entwickeln

Zentral für das öffentliche Preisrecht ist die Preistreppe mit ihren verschiedenen Preistypen. Gerade weil die einzelnen Preis-Stufen an klare Voraussetzungen geknüpft sind, braucht der Auftragnehmer hier ein solides Know-how. Aus Auftragnehmersicht sind die einzelnen Preistypen unterschiedlich attraktiv. Auch hier gilt es, die Treppe von oben nach unten zu kehren, d.h. einen Marktpreis anzustreben. Hier entfällt eine Kostenprüfung und mit dem öffentlichen Auftrag kann die marktübliche Marge verdient werden. Idealerweise wird man bei marktgängigen Leistungen für den gesamten Auftrag einen verkehrsüblichen Preis nachweisen. Sind für den Auftrag als Ganzes die Voraussetzungen eines Marktpreises nicht erfüllt, sollte der Auftragnehmer für wesentliche Leistungsbestandteile Marktpreise belegen können. Im Drittgeschäft mit nicht-öffentlichen Auftraggebern sind die Leistungen zu modularisieren und einzeln zu bepreisen. Personalintensive Dienstleistungsunternehmen bilden hierzu meist Personalkategorien für Projektmitarbeiter und einen Preis je Kategorie. Möglicherweise kann ein Auftrag, z.B. ein Feuerwehrfahrzeug, in ein Basissystem mit Marktpreis und kundenspezifischen Aufbauten aufgeteilt werden. Im Ergebnis liegt dann ein Selbstkostenpreis mit hoffentlich großem Marktpreisanteil vor. Bei insgesamt nicht-marktgängiger Leistung sollte der Auftragnehmer vorkalkulatorische Festpreise anstreben. Ein Selbstkostenfestpreis ist vorteilhaft: Erstens wird der Preis nur auf Basis der Vorkalkulation geprüft. Zum zweiten verbleibt eine positive Differenz zwischen der Vorkalkulation und den tatsächlichen Kosten beim Auftragnehmer. Für den Selbstkostenfestpreis muss allerdings die Überschaubarkeit des Mengen- und Wertgerüsts erfüllt sein. Anderenfalls wird mit dem Selbstkostenerstattungspreis das Ende der Preistreppe erreicht. Dieser Preistyp bietet dem Auftragnehmer zwar Sicherheit in Form der Erstattung der tatsächlich angefallenen Kosten, geht aber meist mit einem  niedrigen Gewinnzuschlag auf die Selbstkosten einher und ist daher recht unattraktiv.

4.   Verursachungsgerechte Kalkulation aufbauen

Das Preisrecht erfordert eine saubere Kalkulation der Selbstkosten im Rahmen einer Kostenträgerstückrechnung. Dazu ist die gem. LSP Nr. 10 (3) vorgesehene Mindestgliederung einzuhalten. Dabei ist zwischen öffentlichem Auftrag und Drittgeschäft zu trennen. Dies betrifft die Berechnung der Zuschlagssätze und die Aufteilung der Kapazitäten sowie die damit verbundene Zuordnung des betriebsnotwendigen Vermögens. Selbstkostenpreise setzen eine verursachungsgerechte Verrechnung der Einzel- sowie Gemeinkosten auf Vollkostenbasis voraus. Für eine solche sollte die Aufteilung der Kosten zwischen öffentlichem Auftrag und Drittgeschäft durch Bezugsgrößen korrekt wiedergegeben werden. In der Preisprüfung wird gerade auf die Abbildung des Einflusses des öffentlichen Auftrags auf die Kostenentstehung Augenmerk gelegt. Daher gilt es, die Kostentreiber zu identifizieren und die Gemeinkostenverteilung daran auszurichten. Ein klassischer BAB reicht dafür als Kostennachweis meistens aus. Schwierigkeiten treten in der Praxis auch im Rahmen langfristiger Verträge hinsichtlich der bestellten Kapazitäten auf. Bei Beschäftigungsrückgängen stellt sich die Frage, wem die Leerkosten anzulasten sind. Hat der Auftragnehmer die Kapazitätserweiterung zur gewinnbringenden Fremd-Vermarktung selbst veranlasst, sind die Kosten auch von ihm zu übernehmen.

5.   Unterauftragnehmer intelligent einbeziehen

Die PreisVO sieht vor, dass das Prüfrecht an Unterauftragnehmer weitergegeben werden kann. Dieses Durchreichen des Preisrechts ist jedoch an zwei Voraussetzungen geknüpft: Der Hauptauftragnehmer muss vom öffentlichen Auftraggeber verpflichtet werden, das Preisrecht auch auf Unteraufträge anzuwenden. Ferner ist der Unterauftragnehmer darüber im Vorfeld zu informieren. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, können sich Auftragnehmer durch organisatorische Ausgründungen dem Preisrecht entziehen. Die Vorgaben des öffentlichen Preisrechts gelten dann nur auf der ersten Ebene, nicht jedoch zwischen dem Auftragnehmer und seinen Lieferanten. Allerdings verlangen Auftraggeber zunehmend vertraglich die Weitergabe des Preisrechts an Unteraufträge. Wenn das öffentliche Preisrecht auf den Unterauftrag nicht angewandt werden kann, ist z.B. das BAAINBw als Auftraggeber berechtigt, einen Betrag in Höhe von 10% des Preises des Unterauftrages einzubehalten. Insofern sollten bei Verlangen des Auftraggebers die mittelbaren Auftragnehmer auf die Einhaltung des Preisrechts verpflichtet werden. Falls ein Unterauftragnehmer einer Preisprüfung unterzogen wird und der Preis des Unterauftragnehmers gekürzt wird, schlagen die preisrechtlichen Kürzungen voll auf den zulässigen Preis des Hauptauftrags durch. Würde also ein Unterauftragnehmer gegen das Preisrecht verstoßen, wäre der zulässige Höchstpreis zu reduzieren. Hat man allerdings die Anwendung des öffentlichen Preisrechts weitergereicht, ist ein finanzieller Schaden kaum zu erwarten.

II.  DON‘Ts

Die nun folgenden DON‘Ts sollte man als risikobewusster Auftragnehmer unbedingt unterlassen:

1.   Leichtfertig vom „Marktpreis“ ausgehen

Häufig kommt es im Rahmen von Preisprüfungen zur Korrektur des Preistyps. Als geradezu klassisch gilt der Fall, dass die Vertragspartner einen Marktpreis vereinbart haben, die Preisprüfer aber einen Selbstkostenpreis feststellen. Ursache für die häufige Beanstandung des Preistyps ist ein umgangssprachliches Verständnis des Begriffs Marktpreis. Allgemein versteht man unter dem Marktpreis den Preis, der sich am Markt durch das Zusammentreffen von Angebot und Nachfrage bildet. Dies wäre der marktübliche Preis dritter Anbieter für eine Leistung. Im preisrechtlichen Sinne ist der Marktpreis aber an die beiden Voraussetzungen Marktgängigkeit der Leistung und Verkehrsüblichkeit des Preises geknüpft. Außerhalb von vollkommenen Märkten entspricht der betriebssubjektive Marktpreis dem verkehrsüblichen Preis. Der betriebssubjektive Marktpreis ist der Preis, den derselbe Anbieter für gleiche marktgängige Leistungen wiederholt bei funktionierendem Wettbewerb durchsetzen konnte. Der Lieferant muss also nachweisen, dass der öffentliche Auftraggeber für die gleiche Leistung nicht mehr bezahlt hat als andere. Dies setzt voraus, dass der Auftragnehmer vergleichbare Umsätze nachweisen kann. Für die Anerkennung der Umsatzakte durch die Preisüberwachungsstelle sind möglichst drei Referenzprojekte jährlich vorzulegen. Die Prüfung, ob der im Wettbewerb zustande gekommene Angebotspreis des jeweiligen Anbieters auch dem verkehrsüblichen Preis entspricht, hat zwei Folgen: Erstens stellt der betriebssubjektive Marktpreis und nicht der Wettbewerbspreis die zulässige Preisobergrenze dar. Zweitens sind unabhängig von dem tatsächlich vorhandenen Wettbewerb Selbstkostenpreise anzuwenden, sofern die Verkehrsüblichkeit des Preises nicht feststellbar ist. Die Umwandlung hat zwei unbefriedigende Folgen. Zum einen kann infolge von Vereinbarungsspielräumen durch die Preisbehörden nur schwer der Selbstkostenpreis im Sinne der Vertragsparteien bestimmt werden. Zum anderen vernachlässigen Auftragnehmer zuweilen bei irrtümlicher Erwartung eines Marktpreises die gebotene Sorgfalt beim Kostennachweis. Dies führt zu einem deutlich niedrigeren zulässigen Höchstpreis und zu Rückforderungsansprüchen des öffentlichen Auftraggebers.

2.   Kostenmachen bei Selbstkostenerstattungspreisen

Auch ein Selbstkostenerstattungspreis ist für den öffentlichen Auftragnehmer kein Freibrief dafür, die Kosten aus dem Ruder laufen zu lassen. Gerade weil bei Selbstkostenpreisen effiziente Kontrollmechanismen durch den Markt fehlen, sieht das öffentliche Preisrecht ein Korrektiv vor: den Grundsatz der angemessenen Kosten unter wirtschaft­licher Betriebsführung. Die Begriffe ‚wirtschaftlich‘ und ‚angemessen‘ sind dabei nicht synonym zu verwenden. Kosten gelten als nicht angemessen, wenn sie in einem „auffälligen Miss­verhältnis zur Leistung stehen“. Beispielsweise sind die Kosten einer perfekt durchrationalisierten Rüstungsproduktion auf einer Halliginsel infolge der aufwendigen Logistik dem Wert des militärischen Geräts nicht angemessen. Die Forderung einer wirtschaftlichen Betriebsführung bezieht sich auf das gesamte Verfahren der Leistungserstellung. Das Wirtschaft­lichkeitsprinzip sieht eine Erfüllung des Auftrags zu minimalen Kosten vor. Hierbei ist jedoch kein Ideal­betrieb zu Grunde zu legen, sondern vielmehr ein normaler Betrieb. Dieser zeichnet sich durch wettbewerbs­fähiges Handeln und somit das Ausreizen der betrieblichen Möglichkeiten zur Kostenreduktion aus. Unwirtschaftlichkeit wird häufig an einer unzureichenden Auslastung festgemacht, wobei Auslastungen von über 80% gewöhnlich nicht zu Beanstandungen der Preisprüfung führen. Während das Kriterium der wirtschaftlichen Betriebsführung auf das Gesamtverfahren abzielt, werden bezüglich der Angemessenheit auch einzelne Kosten überprüft. So können z.B. Geschäftsführergehälter im Vergleich zum Branchendurchschnitt überhöht sein. Der Nachweis der Wirtschaftlichkeit und Angemessenheit wird über Zeit- oder Betriebsvergleiche vorgenommen. In Summe verlangt der Grundsatz der angemessenen Kosten unter wirtschaftlicher Betriebsführung also die gleiche Kostendisziplin bei Selbstkostenerstattungspreisen wie sonst im wirtschaftlichen Geschehen üblich.

3.   Positionshöchstbegrenzungen und Obergrenzen zulassen

Der öffentliche Auftraggeber möchte aus seinem berechtigten fiskalischen Interesse die Beschaffungskosten begrenzen. Daher hat er eine Präferenz für Selbstkostenfestpreise bzw. bei nicht überschaubarem Mengen- und Wertgerüst für Selbstkostenerstattungspreise mit Obergrenze. Umgekehrt impliziert letzterer Preistyp für den Auftragnehmer bei begrenzten Chancen doch erhebliche Risiken. Eine Überschreitung der Obergrenze geht voll zu seinen Lasten, während der Ergebnisbeitrag auf den zumeist überschaubaren Gewinnzuschlag auf Basis der Selbstkosten nach oben begrenzt ist. Immerhin können unterhalb der Obergrenze grundsätzlich Mehrkosten bei einigen Positionen mit Kostenunterschreitungen an anderer Stelle verrechnet werden. Noch gefährlicher für den Auftragnehmer sind daher Positionshöchstbegrenzungen, denn dann ist diese Querverrechnung zwischen verschiedenen Positionen nicht möglich. Insofern sollten aus Perspektive des Auftragnehmers Obergrenzen möglichst, Positionshöchstbegrenzungen auf jeden Fall abgelehnt werden. Besteht der Auftraggeber jedoch auf einer Höchstbegrenzung, sollte darauf geachtet werden, dass optionale oder zusätzliche Leistungen von dieser Obergrenze ausgeschlossen sind und innerhalb der Obergrenze Kompensationsmöglichkeiten zwischen Arbeitspaketen oder Kostenarten zugelassen werden.

4.   Taktieren bei Preisprüfungen

Manche Auftragnehmer versuchen, mangelnde Vorbereitung auf eine Preisprüfung durch Taktieren auszugleichen. Während eine effektive Vorbereitung Zeit spart und die Preisprüfungsstellen entlastet, führt Taktieren dazu, dass alle Beteiligten Mehraufwand haben. Nach § 9 PreisVO muss der Auftragnehmer zum Zwecke der Preisprüfung kooperieren. Die Befugnisse der Preisbehörden umfassen das Anfordern von Auskünften und Preisnachweisen, die Einsichtnahme in betriebliche Unterlagen, die Fertigung von Abschriften oder Auszügen, die Besichtigung von Betrieben sowie das Betreten von Grundstücken und Geschäftsräumen. Eine nicht zu empfehlende Extremform des Taktierens ist die grundsätzliche Ablehnung einer Preisprüfung durch den Auftragnehmer. Wenn er Auskünfte verweigert, stellt dies eine Zuwiderhandlung im Sinne von § 11 VO PR 30/53 dar und kann mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 € geahndet werden. Typischerweise kann man auf Auftragnehmerseite eher ein Spielen auf Zeit beobachten. Dies beginnt meist bei der Vereinbarung eines Prüfungstermins in seinen Geschäftsräumen. Zuweilen werden bei der Prüfung vor Ort manche unvorteilhaften Unterlagen zurückgehalten und erst im weiteren Prüfungsverlauf nachgereicht. Im weiteren Verlauf könnte ein Auftragnehmer noch versuchen, die Fertigstellung des Prüfberichts durch Einwände zu verzögern. Ohne Prüfbericht fehlt dem Auftraggeber die Grundlage, um Rückforderungsansprüche zu stellen. In selteneren Fällen wird versucht, die disziplinarisch Vorgesetzten der neutralen Preisprüfer durch Verweis auf wirtschaftspolitische Interessen zu einer Intervention zu bewegen. Letztlich werden all diese Taschenspielertricks von der Preisüberwachung durchschaut. Da ein Auftragnehmer es möglicherweise jahrelang mit demselben Preisprüfer zu tun haben wird, kann das Verhalten in einer Preisprüfung Auswirkungen auf zukünftige Preise und andere Aufträge haben.

5.   Nachlässigkeit bei Stundensätzen und Zeitaufschreibungen

Bei der Berechnung von Stundensätzen und der Korrektheit der Stundenaufschreibungen gehen Auftragnehmer zuweilen nachlässig vor. Dabei stellt der Mitarbeiterstundensatz ein zentrales Instrument der Kalkulation und die Zeitaufschreibung ein wichtiges Element des Mengengerüsts dar. Die Mitarbeiterstundensätze hängen von den ermittelten anrechenbaren Kosten, der berechneten Beschäftigungsbasis und der Höhe des angemessenen Auslastungsgrades ab. Bei den Personalkosten werden zuweilen großzügig Geschäftsführergehälter, erfolgsabhängige Gehaltsbestandteile und Arbeitsplatzkosten angesetzt. Die Bestimmung der Beschäftigungsbasis erfolgt individuell, unter Berücksichtigung der Abwesenheitszeiten für Fortbildung, Urlaub und Krankheit. Weniger als 1.600 produktive Stunden werden bei einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden jedoch regelmäßig nicht anerkannt. Schließlich liegen die in der Praxis akzeptierten produktiven Stunden bei 90% bis 100%. Fehlen kaufmännische Buchungssysteme, bestehen kaum Plausibilisierungsmöglichkeiten der Stundennachweise. Die Manipulationsspielräume verleiten dazu, die Stundenaufschreibungen nicht zeitnah vorzunehmen. Spätestens in der Preisprüfung aber werden die Auffälligkeiten offengelegt. Bei vielen Dienstleistungen begründet gerade die Menge der Mitarbeiterstunden in Verbindung mit den zugehörigen Stundensätzen das Gros der Kosten. Beides lässt sich nicht kurz nach Projektende oder noch schlimmer vor der Preisprüfung zusammenstellen, sondern muss von Anfang an in den Dokumentations- und Kalkulationsstrukturen fest verankert sein.

Strategie und Organisation

• Preisrecht in Beschaffungsprozess einordnen,
• Vorrausetzungen der Preistypen beachten,
• Preisprüfungsstrategie entwickeln sowie
• Unterauftragnehmer einbeziehen.

Gewinnermittlung und -begrenzung

• Obergrenze festschreiben,
• Regelung über allgemeines Unternehmerwagnis treffen,
• kalkulatorischen Zinssatz vereinbaren und
• Leistungsgewinn vereinbaren.
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Kostenkalkulation

• Klarheit über die bestellte Vorhaltekapazität,
• Berücksichtigung abzugsfähiger Erträge bei den Selbstkosten,
• Absicherung von Festpreisen sowie
• Konkretisierung der Pflichten des Auftragnehmers bei Selbstkostenpreisen.

Vor Vertragsabschluss

• Gutes Verständnis der Preistypen bei Angebotsabgabe: Jede Art von Preisvereinbarung mit dem Auftraggeber kann Gegenstand einer Preisprüfung sein.
• Kurzpreisprüfung nutzen und Sicherheit erlangen: vor Vertragsschluss kann die Preisüberwachungsstelle die Marktpreisfähigkeit einer Leistung prüfen.
• Der Angebotspreis stellt den maximal erzielbaren Preis für die Leistungserstellung (Höchstpreisbegrenzung), unabhängig vom Prüfergebnis dar.
• Festlegung einer Strategie bei Preistypen: bei nichtmarktgängiger Leistungsollten vorkalkulatorische Festpreise oder zumindest Festsätze für Teile der Kalkulation angestrebt werden.
• Positionshöchstbegrenzungen bei Angebotsabgabe sind risikobehaftet!
• Erstellung einer umfangreichen Vorkalkulation und Dokumentation. Bei fehlendem Marktpreis kann somit ggf. nachträglich noch ein Selbstkostenfestpreis erzielt werden.
• Im besten Fall Dokumentation und Nachweis der Vorkalkulation mittels vorangegangenen, vergleichbaren Projekten oder mit einer erschöpfenden Projektplanung.
• Umfang der Dokumentation für Vorkalkulationen im Rahmen von Selbstkostenfestpreisen: Mengengerüst (bspw. Arbeitspläne, Stücklisten, Plan-Ausschuss) & Preisgerüst (bspw. Einkaufsanfragen, Kostensätze lt. Plan-BAB).

Während der Auftragsdurchführung

• Umsatzrelevant sind nur dokumentierte Kosten.
• Einzelkosten für freie objektbezogene Entwicklung können nur angesetzt werden,wenn diese zuvor auch separat erfasst wurden.
• Umfang der Dokumentation für Vorkalkulationen im Rahmen von Selbstkostenerstattungspreisen: Mengengerüst (Stundenzettel, Materialentnahmescheine, Ist-Ausschuss), Preisgerüst (Einkaufsrechnungen/Durchschnittswerte, Ist-Kostensätze laut Betriebsabrechnungsbogen oder vereinbarte Sätze).
   

Bei der Preisprüfung

• Preisprüfungen mit gebotener Sorgfalt begegnen: In Konfliktfällen ist keine Mediation zwischen Preisüberwachung und Auftragnehmer vorgesehen. Es kann nur der Rechtsweg beschritten werden. Preisprüfungen aus Eigeninteresse bei risikoreichen Aufträgen selbst initiieren.
• Vorbereitung von Preisprüfungen: Eine effektive Vorbereitung spart Zeit und entlastet die Preisprüfungsstellen. Eine ungenügend vorbereitete Preisprüfung kann auch Auswirkungen auf zukünftige Preise und andere Aufträge haben. Es ist empfohlen einen ausgiebigen Probelauf der Prüfung vorzunehmen.
• Begleitung der Preisprüfer: Individuelle Unternehmenssituationen und Geschäftsprozesse erfordern die individuelle Auseinandersetzung des Preisprüfers mit dem Unternehmen. Hierbei ist eine Unterstützung des Preisprüfers durch das Unternehmen, insbesondere im Umgang mit den Unterlagen, empfehlenswert.
• Einverständniserklärung des Prüfberichts Bei gravierenden Problemen im Rahmen des Prüfberichts empfiehlt es, sich mit diesem nicht einverstanden zu erklären.

Quelle: Simon Weiss, M.A. (Kaufm. Geschäftsführer der ELP GmbH, Wuppertal)

Erfassung der originären Personalkosten (Personalkosten gemäß Tarif-/Arbeitsvertrag zzgl. Personalnebenkosten).

Beanspruchungsgerecht zu verteilende Arbeitsplatzkosten erfassen (insb. Raumkosten, IT-Kosten usw.).

Bestenfalls Verrechnungspreise für Büro-IT pro Arbeitsplatz, für Raumkosten pro m² usw. vorhalten.

Geeignete Anzahl an Mitarbeiterkategorien (und somit unterschiedlichen Stundensätzen) festlegen.

• Maxime: "So viele Stundensätze wie nötig, so wenige wie möglich!"

• Branchentypische Spezifitäten der erstellten Leistungen zur Orientierung berücksichtigen.

• Je mehr verschiedene Kompetenzen im Unternehmen vorhanden, desto höher die Anzahl der Stundensätze.

• Pool für eine Mitarbeiterkategorie so groß wählen, dass Zufälligkeiten in den Kostensätzen (z.B. durch Langzeiterkrankungen) vermieden werden.

• Richtwert: Mehr als 10-15 Mitarbeiterkategorien bzw. Stundensätze sollten es keinesfalls sein.

Restliche nicht verursachungsgerecht verteilbare Kosten dem klassischen "Overhead" zuordnen (Zuschläge für die allgemeine Verwaltung).

• Diese können anteilig über einfache Zuschlagssätze auf die personenbezogenen Kosten je Mitarbeiterkategorie umgelegt werden.

• Hierzu können auch die Kosten der Abteilungsleitung zählen, wenn diese im Wesentlichen allgemeine Koordinierungs- und keine Projektaufgaben übernimmt.

Für Konzerne: Sinnvolle Umlageschlüssel für konzerninterne Dienstleistungen verwenden! Beispiele: Für Facility-Management-Kosten: Umlage am besten nach genutzten m², Kosten für Finanz- und Rechnungswesen: Umlage am besten nach Anzahl der Buchungsbelege, Kosten der Personalabteilung: Umlage am besten "nach Köpfen", Kosten der Rechtsabteilung: Umlage am besten nach Anteil am Konzernumsatz, Kosten des Vorstandsbüros: Umlage am besten nach Anteil am Konzernumsatz.

Kostenpositionen, die nicht betriebsnotwendig sind und in keinerlei Bezug zum Auftrag stehen, aus der Stundensatzkalkulation ausklammern.

Ermittlung der Beschäftigungsbasis: Erst Brutto-Arbeitsstunden pro Jahr gemäß Tarif-/Arbeitsvertrag ermitteln, dann abzuziehende unproduktive Stunden ermitteln (Urlaub, Krankheit, Fortbildungen, Besprechungszeiten, Rüstzeiten, Wissensmanagement usw. in üblichem Umfang).

Angemessenheit des Auslastungsgrades kontrollieren.

• Tatsächliche Auslastung in Relation zur Basisbeschäftigung setzen.

• Ist die weit verbreitete Vorgabe von mind. 90 % Auslastung erfüllt?

Stundensätze je Mitarbeiterkategorie berechnen.

Mitarbeiterstundensatz =

ansetzbare Kosten / Basisbeschäftigung

Ermittelte Stundensätze mit für den Auftrag verwendeten Stunden multiplizieren, um Abrechnungsbeträge zu erhalten.

Hinweis: Um ggf. Istkosten (Stichwort: Selbstkostenerstattungspreis nach § 7 PreisVO) verursachungsgerecht zu verteilen und nachzuweisen, müssen die geleisteten Stunden von allen Mitarbeitern konsequent mittels Zeiterfassungssystem auf die Tätigkeiten "geschrieben" werden.

• Auch die Zeiten für Schulungen, Workshops, Vertriebsunterstützung usw. sind hierbei für den Preisprüfer transparent zu machen. Notfalls sind also neue Abwesenheitskategorien im Zeiterfassungssystem vorzusehen.

• Die Zeiterfassung kann in SAP erfolgen, aber auch eine selbsterstellte Excel-Lösung kann der Preisprüfung standhalten; die LSP verlangen technisch gesehen keine spezielle Art der Mengengerüst-Erfassung.

• Dem Prüfer signalisieren, dass man sich Kenntnisse des Preisrechts angeeignet hat und man daran interessiert ist, diese weiter auszubauen.
• Dem Prüfer Zeit zur Orientierung geben und ihm zugutehalten, „dass er sich fast mit jedem neuen Auftragnehmer auf ein neues Rechnungssystem einstellen muss“.
• Eine „angemessene Prüfungszeit dulden, besonders wenn Sie zu den zu prüfenden Neulingen gehören“.
• Den Prüfer nicht laufend um Rat fragen. „Der Grundsatz wirtschaftlicher Prüfungstätigkeit verbietet zeitraubende Beratertätigkeit des Preisprüfers.“
• Vor Prüfungsbeginn „entsprechende Vorarbeit leisten, damit die Prüfungszeit auf ein erträgliches Maß reduziert werden kann“.
• Bei komplexen Verrechnungsmethoden dem Prüfer verstärkt helfen. „Die Unübersichtlichkeit des Rechnungssystems … ist mit erhöhter Erläuterungsbereitschaft für den befugten Prüfer auszugleichen.“
• Nicht zu häufig die Methode der Gemeinkostenverrechnung wechseln, sondern nur „wenn sie dem Produktionsablauf nicht entspricht oder undurchsichtig ist. Bei langfristigen Lieferverträgen müssen notwendige Änderungen in der Systematik der Prüferkalkulationen verdeutlicht werden.“
• Dem Prüfer bei Aufdeckung systematischer Unstimmigkeiten Wertschätzung signalisieren. „Die Preisbehörden haben bei ausreichender Prüfungszeit schon manchen Systemfehler aufgedeckt und dafür die Anerkennung der Firma bekommen.“
• Nicht ohne triftigen Grund die Ansprechpartner des Prüfers wechseln. „Die Prüfer befinden sich bei der Aufdeckung von Mängeln nicht selten in einer schwierigen Lage, weil sie bei einem Teil des Firmenpersonals Gehör finden, beim anderen Teil aus verständlichen Gründen auf taube Ohren stoßen.“
• Eine gewisse „Beschränkung der Verfügungsgewalt über die betrieblichen Geschehnisse“ während der Prüfung akzeptieren. Den Prüfer nicht „als seinen Untergebenen“
• Nicht „aus Anlass der Prüfung einen Intelligenz- oder Kenntniswettbewerb“ mit dem Prüfer veranstalten.
• Bei Folgeprüfungen nicht den Versuch unternehmen, „während der Prüfung ‚alte Rechnungen‘ zu begleichen“.
• Sich bei der Feststellung von Unstimmigkeiten nicht „zunächst indifferent“ zeigen, um nach der Prüfung erneut auf diese zurückzukommen. Kontroversen ohne unnötiges Zögern „offen austragen.“
• Den Prüfer nicht bewusst in die Irre führen oder vom Wesentlichen ablenken. Kein „Fallenstellen“ während der Prüfung.
• Vermeidung einer „Einschaltung anderer Stellen“, ohne dass dies zuvor angekündigt wurde.

* Die Checkliste beruht auf einem Aufsatz eines ehemaligen Leiters einer Preisüberwachungsstelle
(Gerst, Lothar, Probleme der Überprüfung der Gemeinkosten bei Preisprüfungen öffentlicher
Aufträge, in: BFuP, 1981, S. 12–26).